BASEC-Dokumente im Produktkontext prüfen

Wird ein Zertifikat, ein Datenblatt oder eine Leistungserklärung zur Unterstützung eines Angebots oder einer Ausschreibung verwendet, sollte genau diese Datei zusammen mit dem zugehörigen Produktcode im Vorgang abgelegt werden. Dadurch wird aus einer einmaligen Prüfung etwas, das ein Kollege, ein Auditor oder die technische Abteilung des Kunden später nachvollziehen kann, ohne die ursprüngliche Recherche zu wiederholen.

Dieselbe Sorgfalt gilt für jedes unterstützende Dokument: Dateiname, angebotener Produktcode und der im Dokument angegebene Geltungsbereich sollten übereinstimmen, bevor der Vorgang den eigenen Schreibtisch verlässt. Bestehen Zweifel, ob ein Dokument tatsächlich zur angebotenen Position passt, sollte vor der Ablage eine schriftliche Bestätigung bei der zuständigen internen oder externen Stelle eingeholt werden.

Unabhängige Zertifizierungs- und Zulassungsstellen führen hinter jedem ausgestellten Zeichen ein Register oder eine Lizenzliste. In der Praxis der Branche verzeichnet ein solches Register üblicherweise das lizenzierte Produkt oder die Produktgruppe, die für diesen Eintrag referenzierte Norm sowie den Geltungsbereich, gegen den die Bewertung durchgeführt wurde. Genau diese Informationsebene kann ein Logo allein nicht vermitteln.

Dieselben Registereinträge tragen üblicherweise ein Gültigkeits- oder Verlängerungsdatum, da eine Lizenz nicht dauerhaft erteilt wird: Sie kann ablaufen, zurückgezogen oder aktualisiert werden, wenn sich Produkte oder Normen ändern. Das Register zu prüfen bedeutet in der Praxis, den Eintrag zu finden, der dem betreffenden Produkt entspricht, und diese Felder direkt zu lesen, statt aus einem anderswo gesehenen Namen oder Logo Kontinuität anzunehmen.

Vor Abgabe eines Angebots sollte das als Nachweis vorgelegte Zertifikat Zeile für Zeile mit der Anfrage abgeglichen werden, nicht anhand des Herstellernamens auf dem Deckblatt beurteilt werden. Der genaue Produktcode, der Aufbau, die Leiteranordnung und jede in der Anfrage genannte Variante sind mit den im Dokument gelisteten Einträgen zu vergleichen, nicht mit dem allgemeinen Gegenstand des Zertifikats.

Listet ein Zertifikat mehrere Produkte oder eine Produktfamilie auf, sollte die konkrete Zeile identifiziert werden, die der angefragten Position entspricht, statt anzunehmen, dass die gesamte Familie einheitlich abgedeckt ist. Ein auf einem Datenblatt ähnlich wirkender Aufbau kann unter einem anderen Eintrag, einer anderen Normreferenz stehen oder ganz außerhalb des Geltungsbereichs des Zertifikats liegen; der Abgleich muss daher auf Ebene des einzelnen Codes erfolgen.

Geht aus einem Zertifikat nicht eindeutig hervor, dass es das angefragte Produkt oder die Spezifikation abdeckt, besteht der richtige Schritt darin, beim Lieferanten oder Zertifikatsinhaber eine schriftliche Klarstellung einzuholen, statt anzunehmen, das Produkt sei eingeschlossen, weil es anderen Positionen derselben Reihe ähnelt. Eine kurze schriftliche Bestätigung schließt diese Lücke und gibt dem Angebot eine dokumentierte Grundlage.

Ohne diese Klarstellung fortzufahren birgt Risiken auf zwei Ebenen: Ein auf einem angenommenen Geltungsbereich aufgebautes Ausschreibungsangebot kann bei der technischen Bewertung infrage gestellt werden, und dieselbe Lücke kann bei einer späteren Prüfung erneut auftreten, wenn sich niemand der Beteiligten mehr an die ursprüngliche Annahme erinnert. Eine vor Angebotsversand eingeholte schriftliche Klarstellung beseitigt beide Risiken an dem Punkt, an dem die Korrektur am wenigsten kostet.

Zertifikate und Erklärungen werden neu ausgestellt. Eine Lizenz wird verlängert, ein Normverweis aktualisiert, ein Geltungsbereich erweitert oder eingeschränkt. Die Datei, die im vergangenen Quartal ein Angebot gestützt hat, muss nicht die Datei sein, die heute unter demselben Titel veröffentlicht ist. Die Projektakte sollte deshalb Dokumentnummer und Datum der tatsächlich herangezogenen Ausgabe enthalten, nicht nur einen Link oder Dateinamen.

Das zeigt sich vor allem, wenn jemand anderes die Akte wieder öffnet. Ein Auditor, eine Kollegin oder die Technik des Kunden wird fragen, auf welcher Fassung die Entscheidung beruhte. Eine abgelegte Kopie mit Nummer und Datum beantwortet das in einem Schritt; ein Titel allein erzwingt die vollständige Wiederholung der Prüfung, oft wenn das Kabel bereits verlegt ist.

Ein Zertifizierungszeichen eröffnet das Gespräch über die Konformität eines Produkts; es beendet es nicht. Beendet wird es durch das zugrunde liegende Dokument, dessen Geltungsbereich, dessen Daten und einen vor Angebotsversand geprüften und abgelegten Code, der tatsächlich zur angebotenen Position passt.