Sertifika, data sheet ve DoP nasıl okunur?

İlk kontrol belgenin üzerinde görünen ürün kodu ile teklif edilen kodun birebir karşılaştırılmasıdır. Harf, rakam, kesit, damar sayısı, gerilim sınıfı, kılıf tipi ve varsa ek kodlar ayrı ayrı incelenmelidir. Aynı aile içinde yer alan iki kablo benzer ad taşısa bile yalıtım sistemi, ekran yapısı, esneklik sınıfı veya kullanım kapsamı farklı olabilir. Aile adı, ürün kodunun yerine geçmez.

Belge tek bir koda değil bir ürün grubuna uygulanıyorsa bu kapsam açıkça yazılmalıdır. Kapsam metni, ek listesi veya belge eki yoksa hangi kodların dahil olduğu varsayılmamalıdır. Proje ekibi, satın alma siparişindeki kodu teknik tablo, data sheet, sertifika ve DoP üzerinde ayrı ayrı işaretleyebilir. Bir belge başka bir kod için hazırlanmışsa, benzer görünmesi kabul kriterini karşılamaz; tedarikçiden yazılı kapsam teyidi istenmelidir.

Bir standart adının ürün sayfasında geçmesi ile belgenin o standarda göre düzenlenmiş olması aynı şey değildir. Belgenin başlık, kapsam, tarih, revizyon ve ilgili standart bölümleri birlikte okunmalıdır. IEC, EN, BS, VDE veya başka bir ulusal referansın kullanılması, projenin kabul kriteriyle karşılaştırılmadan eşdeğer kabul edilmemelidir. Gereken referans, ihale veya teknik şartnamede nasıl yazıldıysa talepte o biçimde korunmalıdır.

HFFR, LSZH, halogen-free, flame-retardant ve fire-resistant ifadeleri de aynı anlama gelmez. HFFR ve LSZH çoğu pazarda halojensiz ve düşük dumanlı bileşikleri tanımlamak için kullanılsa da teknik kabul, kablonun gerçek bileşimine ve ilgili test kapsamına bağlıdır. Flame-retardant alev yayılım davranışını, fire-resistant ise belirli bir süre devre devamlılığı gibi farklı bir performans beklentisini ifade edebilir. Bu terimler belge görülmeden birbirinin yerine yazılmamalıdır.

Aynı başlığa sahip bir dosyanın birden fazla revizyonu olabilir. Dosyanın yayın veya düzenleme tarihi, revizyon kodu, belge numarası, geçerlilik süresi ve yerini alan önceki sürüm bilgisi kayıt altına alınmalıdır. PDF dosya adı değişmiş olsa bile iç sayfadaki revizyon bilgisi esas alınır. Taranmış bir belge okunamıyorsa numara ve kapsam doğrulanmadan proje dosyasına nihai kanıt olarak eklenmemelidir.

Kabul sürecinde yalnızca en yeni görünen dosyayı seçmek yeterli değildir. Yeni sürümün aynı ürün kodunu, aynı kapsamı ve talep edilen standardı içerdiği doğrulanmalıdır. Süresi dolmuş, geri çekilmiş veya yalnızca şirket arşivinde kalan bir belge güncel ürün kanıtı olarak kullanılmamalıdır. Satın alma sistemi, dosyanın alındığı tarihi ve kontrol eden kişiyi de saklarsa daha sonra hangi sürümün onaylandığı izlenebilir olur.

Kalite yönetim sistemi belgesi, vergi veya ticaret sicil kaydı, üretici beyanı, akreditasyon bilgisi ve benzeri şirket belgeleri tedarikçinin kurumsal durumunu değerlendirmeye yarar. Bunlar, belirli bir kablonun yapısının veya proje şartnamesindeki her teknik gerekliliğin karşılandığını tek başına göstermez. Ürün dosyasına eklenmeleri faydalıdır; ancak ürün kodu seviyesindeki data sheet, sertifika veya DoP ihtiyacının yerine konulmamalıdır.

Dosya paketini hazırlarken kurumsal belgeleri ayrı bir klasörde, ürün belgelerini ise ürün kodu veya ürün ailesi altında tutmak daha sağlıklıdır. Böylece denetçi şirketin kalite sistemini, proje ekibi ürünün teknik kapsamını, satın alma ekibi de ticari kayıtları ayrı ayrı inceleyebilir. Bir ISO belgesinin bulunması, ilgili ürünün otomatik olarak belirli bir yangın, çevre veya performans sınıfına sahip olduğu anlamına gelmez.

Belge kontrolü teklif aşamasında bitmez; mal kabulünde makara etiketiyle devam eder. Etiketteki ürün kodu, kesit, standart referansı ve parti numarası, dosyadaki performans beyanı (DoP) ve sertifika ile aynı ürünü göstermelidir. CPR kapsamındaki kablolarda etiket üzerindeki yangın sınıfının (örneğin Eca veya Cca) DoP üzerindeki sınıfla birebir aynı olduğunu doğrulayın; sınıf farkı, teslimat kaydının yeniden incelenmesini gerektirir. Parti numarasını irsaliyeye ve teslim kaydına işleyin; bu kayıt, ileride çıkabilecek bir uygunluk sorusunda makara ile ilgili beyan arasındaki izlenebilirliği korur. Etiket ile belge arasında uyumsuzluk varsa makarayı kullanıma almadan tedarikçiden yazılı düzeltme isteyin.

Son kontrolü tek bir dosya adı üzerinden değil, bir eşleştirme tablosu üzerinden yapın. Satırlarda ürün kodu, kesit ve yapı bilgisi; sütunlarda istenen data sheet, sertifika, DoP, standart referansı, revizyon ve durum alanları yer alabilir. Her hücrede belgenin numarası veya dosya yolu bulunmalı, belge kapsamı açık değilse durum beklemede olarak işaretlenmelidir. Bu tablo, eksik belgeyi teslimat sonrasına bırakmayı zorlaştırır.

Belirsiz bir dosyayı yayınlamak veya benzer bir ürünün belgesini sessizce kullanmak kısa vadede hızlı görünse de proje kabulünde daha büyük gecikme yaratır. En doğru işlem, eksik kapsamı üreticiye yazılı olarak sormak ve yanıtı belge kaydıyla birlikte saklamaktır. Son kullanıcıya gönderilen paket, yalnızca talep edilen ürün ve kapsamla eşleşen güncel dosyalardan oluşmalı; ek belgeler açıklamasız bir arşiv olarak paylaşılmamalıdır.